Lathund för kommittéprotokoll

I LUS kommittéer skrivs protokoll. Detta gör vi för att kunna hålla reda på vad kommittéerna arbetar med, och för att kunna dokumentera arbetet för framtiden. Eftersom kommittéerna också arbetar med LUS åsikter och ibland tar beslut om pengar måste det finnas sätt att dokumentera arbetet.

I protokollet ska alla beslut finnas med. Viktiga slutsatser från diskussioner bör också skrivas. Man behöver inte kopiera information från handlingarna, utan det räcker att referera till dem.

Denna lathund finns till för dig som ska skriva protokoll i en kommitté. På sidan Handlings- och protokollsmallar finns en mall du kan använda. Hela systemet bygger på att du använder Google Docs. I den nya studentmailen finns detta verktyg om du inte använder Gmail redan.

• 1. Öppna ett nytt dokument i Google Docs. Döp dokumentet enligt mallen "YYY-kommittén N - ÅÅMMDD" där N är vilket möte i ordningen det är och ÅÅMMDD är mötesdatum.

  2. Kopiera innehållet i protokollsmallen till din tomma fil.

  3. Skriv protokollet.

  4. Glöm inte att ange vilka som var närvarande och vilka som valdes till sekreterare och justerare.

  5. Dela ut protokollet digitalt till ordföranden och justeraren. Klicka: Share > Invite people... . Ange deras e-postadresser. Skriv ett meddelande där du talar om att du vill ha deras kommentarer på protokollet. Klicka på Send.

  6. Gör korrigeringar.

  7. När alla har godkänt protokollet digitalt - Skicka protokollet digitalt på samma sätt till gs@lus.lu.se . Generalsekreteraren skriver ut protokollet och lägger det i LUS protokollspostfack på kansliet.

  8. Nu ska alla tre komma till LUS och skriva på protokollet.

Har du frågor kring protokollshanteringen? Kontakta då generalsekreteraren (gs@lus.lu.se).